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應付票據 VS 應付賬款|中小企必讀!一文看清兩者關鍵分別
KPay
29 November 2024
應付賬款(Account Payable)和應付票據(Note Payable)對於新創中小企業來說,是常常被混淆的2個概念。
引言

應付賬款(Account Payable)和應付票據(Note Payable)對於新創中小企業來說,是常常被混淆的2個概念。但實際上,它們不論運作方式、以至在財務策略中的作用均有不同。若要妥善管理這兩大支付類別,清晰細緻的支出記錄極其重要,反之則可能影響其戰略性融資的能力,甚至構成潛在財務風險。本文為你詳盡介紹應付賬款和應付票據之間有何分別,以及中小企如何善用快捷支付賬戶的賬單支付功能,更有效簡單地處理一切賬務。

應付賬款(Account Payable)是甚麼?

應付賬款(Account Payable) 是指公司從供應商購買商品或服務後產生的短期負債,通常在收到商品或服務後支付。這筆款項一般需要在30天或60天內支付,是資產負債表上的一項負債項目。應付賬款是企業日常營運中不可避免的財務責任,及時管理和支付這些賬款有助於維持公司與供應商之間的良好關係,避免違約風險。

譬如一間售賣衛生用品的零售店,向其取貨的工廠訂購了一批新的口罩,雙方協議在收到商品後,才向口罩廠支付相應款項。過程中,衛生用品店會將這則應付賬款記錄在其賬面上,表示他們需向口罩廠支付相關款項。這筆款項通常需於指定期限內支付,例如30天或60天。

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應付票據(Note Payable)是甚麼?

應付票據(Note Payable) 是指企業從銀行或其他金融機構借取資金後產生的長期負債,通常涉及簽署書面承諾,並包含還款條款、利息和支付期限。這筆債務可用於融資業務擴展、購置設備等,並且具有明確的還款計劃。與應付賬款不同,應付票據往往涉及利息和更長的還款期,成為企業長期資金管理中的一部分。

又舉個例子,若上述的衛生用品店希望擴展業務,在全港各區開設分店,因此當下需籌措大量資金,並未能立即支付全部款項。因應這個情況,衛生用品店可與銀行或貸款機構簽訂一份應付票據,承諾將於未來某個日期,清還一定金額的款項,以借取擴展業務的所需資金。這種融資方式,通常具有明確還款條件和利率,並需支付利息,作為借取資金的成本。跟應付賬款不同的是,應付票據的支付過程,通常不受特定交易或供應商的限制,而取決於公司的實際資金需求和財務策略。

應付賬款(Account Payable)和應付票據(Note Payable)的分別

下表可清楚總結應付賬款和應付票據的分別:

 應付賬款(Account Payable)應付票據(Note Payable)
定義一間公司向其供應商購買商品和服務,所產生的短期債務。一間公司向其供應商或貸款機構支付的長期債務。
時效收貨後 30 日或 60 日內償還。通常具有特定的條款和期限,分為短期(一年或更短)或長期(一年以上)。
利息/抵押品不會收取利息,而且可能提供預早付款折扣。作為短期貸款,無需提供抵押品。只要及時支付賬單,供應商便會繼續為其提供服務。須簽署書面承諾,作為還款條款的保證。票據包括由貸方發行的本金金額、應支付的利息、付款時間表、抵押品及其條款等。以上資料均被納入借款人和貸款人之間的正式借貸協議當中。
長期應付票據(Long Term Note Payable)是甚麼?

正如上表提及,一間公司的長期應付票據(Long Term Note Payable,簡稱 LTNP)是指其為期一年以上的應付票據,為公司負債的一部分,主要來自長期借款或融資安排。

對於具有盈利、能遵守還款條款的中小企來說,透過長期應付票據的方式,中小企能獲得所需營運資金、以及較長的還款期限(12 至 30 個月不等),保持彈性靈活的方式控制其資本支出,在短期內有效實現增長。

沒有妥善記錄應付賬款和應付票據有的後果?

中小企假若未能妥善記錄應付賬款和應付票據,可導致多種負面後果,包括:

  1. 資金管理困難
    企業如沒正確記錄應付賬款和應付票據,或無法掌控其資金流向,甚至會導致潛在財務風險,例如無法按時向供應商支付應付款項,繼而影響公司營運和信譽。
     
  2. 影響賬目準確性
    缺乏妥善記錄的應付賬款和應付票據,同時可導致公司賬目混亂不清,從而減低對財務報表的準確性和可靠性,影響企業的財務分析和決策。
     
  3. 潛在違約風險
    沒有準確記錄應付款項,亦可導致未能按時支付供應商,增加違約風險。這或會對企業與供應商的關係產生負面影響,企業更可能面臨法律訴訟或其他法律問題。
     
  4. 錯過折扣機會,無法有效節省成本
    沒有及時記錄應付款項,或會錯過預早支付折扣的機會,意味企業變相要支付比必要更多的資金,從而導致成本上升。
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