應付賬款（Account Payable）和應付票據（Note Payable）對於新創中小企業來說，是常常被混淆的2個概念。但實際上，它們不論運作方式、以至在財務策略中的作用均有不同。若要妥善管理這兩大支付類別，清晰細緻的支出記錄極其重要，反之則可能影響其戰略性融資的能力，甚至構成潛在財務風險。本文為你詳盡介紹應付賬款和應付票據之間有何分別，以及中小企如何善用快捷支付賬戶的賬單支付功能，更有效簡單地處理一切賬務。
應付賬款（Account Payable） 是指公司從供應商購買商品或服務後產生的短期負債，通常在收到商品或服務後支付。這筆款項一般需要在30天或60天內支付，是資產負債表上的一項負債項目。應付賬款是企業日常營運中不可避免的財務責任，及時管理和支付這些賬款有助於維持公司與供應商之間的良好關係，避免違約風險。
譬如一間售賣衛生用品的零售店，向其取貨的工廠訂購了一批新的口罩，雙方協議在收到商品後，才向口罩廠支付相應款項。過程中，衛生用品店會將這則應付賬款記錄在其賬面上，表示他們需向口罩廠支付相關款項。這筆款項通常需於指定期限內支付，例如30天或60天。
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應付票據（Note Payable） 是指企業從銀行或其他金融機構借取資金後產生的長期負債，通常涉及簽署書面承諾，並包含還款條款、利息和支付期限。這筆債務可用於融資業務擴展、購置設備等，並且具有明確的還款計劃。與應付賬款不同，應付票據往往涉及利息和更長的還款期，成為企業長期資金管理中的一部分。
又舉個例子，若上述的衛生用品店希望擴展業務，在全港各區開設分店，因此當下需籌措大量資金，並未能立即支付全部款項。因應這個情況，衛生用品店可與銀行或貸款機構簽訂一份應付票據，承諾將於未來某個日期，清還一定金額的款項，以借取擴展業務的所需資金。這種融資方式，通常具有明確還款條件和利率，並需支付利息，作為借取資金的成本。跟應付賬款不同的是，應付票據的支付過程，通常不受特定交易或供應商的限制，而取決於公司的實際資金需求和財務策略。
下表可清楚總結應付賬款和應付票據的分別：
| 應付賬款（Account Payable） | 應付票據（Note Payable） | |
|---|---|---|
| 定義 | 一間公司向其供應商購買商品和服務，所產生的短期債務。 | 一間公司向其供應商或貸款機構支付的長期債務。 |
| 時效 | 收貨後 30 日或 60 日內償還。 | 通常具有特定的條款和期限，分為短期（一年或更短）或長期（一年以上）。 |
| 利息／抵押品 | 不會收取利息，而且可能提供預早付款折扣。作為短期貸款，無需提供抵押品。只要及時支付賬單，供應商便會繼續為其提供服務。 | 須簽署書面承諾，作為還款條款的保證。票據包括由貸方發行的本金金額、應支付的利息、付款時間表、抵押品及其條款等。以上資料均被納入借款人和貸款人之間的正式借貸協議當中。 |
正如上表提及，一間公司的長期應付票據（Long Term Note Payable，簡稱 LTNP）是指其為期一年以上的應付票據，為公司負債的一部分，主要來自長期借款或融資安排。
對於具有盈利、能遵守還款條款的中小企來說，透過長期應付票據的方式，中小企能獲得所需營運資金、以及較長的還款期限（12 至 30 個月不等），保持彈性靈活的方式控制其資本支出，在短期內有效實現增長。
中小企假若未能妥善記錄應付賬款和應付票據，可導致多種負面後果，包括：
- 資金管理困難
企業如沒正確記錄應付賬款和應付票據，或無法掌控其資金流向，甚至會導致潛在財務風險，例如無法按時向供應商支付應付款項，繼而影響公司營運和信譽。
- 影響賬目準確性
缺乏妥善記錄的應付賬款和應付票據，同時可導致公司賬目混亂不清，從而減低對財務報表的準確性和可靠性，影響企業的財務分析和決策。
- 潛在違約風險
沒有準確記錄應付款項，亦可導致未能按時支付供應商，增加違約風險。這或會對企業與供應商的關係產生負面影響，企業更可能面臨法律訴訟或其他法律問題。
- 錯過折扣機會，無法有效節省成本
沒有及時記錄應付款項，或會錯過預早支付折扣的機會，意味企業變相要支付比必要更多的資金，從而導致成本上升。
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