應付賬款是甚麼？學懂應付賬款的定義及記錄方式

應付賬款（Account Payable）是指公司的短期債務和負債。然而，對不少中小企老闆來說，未必非常了解其具體內容。應付賬款與應收賬款之間有何區別？企業該如何利用自動化系統來管理應付賬款？KPay將於本文為大家釐清應付賬款，為你深入講解應付賬款的定義、例子、記錄方法，以及應付賬款周轉率的概念。

應付賬款（Account Payable）是甚麼？

一般來說，應付賬款（Account Payable，簡稱AP）是指資產負債表（Balance Sheet）上的短期債務和負債，代表公司需要繳付但繳付的款項。例如有些公司會定期向供應商入貨，並以月繳形式支付。因此公司在月底支付進貨費前，便會存在一筆有待付費的應付賬款（AP）。其他常見例子有需支付廣告代理商的廣告宣傳費；需支付清潔公司的清潔服務費；定期支付的員工薪酬等。

應付賬款既是一筆貸方紀錄（Credit），同時亦是借方紀錄（Debit）。在企業常用的雙項記賬法（Double Entry Bookkeeping）中，應付賬款部門將收到的收據，記錄於總賬的貸方一欄，再於其相對應的開支賬戶中，加入一筆金額相同的借方紀錄。例如公司以HK$10,000購入貨品就會以以下方式顯示：

應付賬款周轉率（Account Payable Turnover Ratio）是甚麼？

應付賬款周轉率（Account Payable Turnover Ratio）是一個用於衡量公司短期流動性的比率，即是指一家公司支付供應商款項的平均速度。透過量度應付賬款周轉率，便可判斷企業償還短期債務的效率。

簡單而言，應付賬款周轉率愈高，代表公司由收到發票、直至向供應商支付款項的時間越短。反之，應付賬款周轉率低，則指該公司向供應商支付款項的時間越長。

對中小企來說，應付賬款周轉率是一個重要的財務指標，主要可分為三大用途：

1. 判斷支付效率
應付賬款周轉率可幫助企業評估其支付供應商款項的效率。周轉率越高，反映企業能迅速支付應付賬款，因此具有良好支付能力和財務狀況。

2. 監控財務風險
應付賬款周轉率低，反映企業存在支付困難或財務壓力。透過觀察周轉率的變化，企業可及時識別和應對財務風險，避免潛在財務困境。

3. 比較行業平均水平
企業亦可就其應付賬款周轉率，與同行業的其他公司比較，了解其支付效率是否處於行業平均水平、還是有待改進。

應付賬款和應收賬款有何分別？

應付賬款（Account Payable）與應收賬款（Account Receivable），兩者是剛好相反的概念。應付賬款是指公司欠供應商的款項；應收賬款則是公司應收取的款項，通常是指客戶仍未繳付的款項。舉個例子，當一家公司與另一家公司進行信貸交易時，需付款的一方，會在其賬簿上記錄應付賬款，另一方則會記錄金額相同的應收賬款。

應付賬款與交易應付賬款的分別

不少人經常混淆應付賬款（Account Payable）與交易應付賬款（Trade Payables），雖然兩者本質相近，但並不完全相同。

簡單來說，交易應付賬款只是應付賬款的其中一個細項，用作記錄公司就庫存相關的貨物或服務、需向其供應商支付的款項；應付賬款則包含公司的所有短期債務。

譬如一間餐廳拖欠另一間食品或飲料公司的款項，由於這些物品屬於存貨的一部分，因此可歸類為交易應付賬款。而餐廳與其他公司的債務，例如聘用廣告製作公司籌備廣告拍攝工作的款項出，則被歸類為應付賬款。

應付賬款自動化系統

隨著科技發展，近年逐漸趨以自動化系統處理應付賬款。應付賬款自動化系統，配搭自動對賬功能，有助提高企業處理應付賬款流程的效率和準確性，同時降低人為錯誤、節省時間成本。這些系統不但能幫助企業加速處理單據、自動化審批流程、降低延遲支付的風險，更能為企業提供即時資料和報告分析，有助提高財務管理效率。

以下是市場上一些常見的應付賬款自動化系統軟件：
1. Oracle NetSuite
2. QuickBooks Online
3. Xero
4. Bill.com
5. FreshBooks
6. Concur Invoice