在香港，由於中小企業資源有限，許多老闆選擇親自兼任會計，負責公司的日常入賬工作。然而，對於缺乏會計經驗的人來說，簿記的概念和實踐可能顯得陌生。平日人們常提及的 Bookkeeping（簿記）實際是指甚麼？為甚麼簿記對一間公司的運作至關重要？簿記跟會計有甚麼不同之處？KPay 將為你逐一詳盡介紹，並分析中小企要做好入賬，需注意的3大要點。
簿記（Bookkeeping），俗稱入賬，是一套有組織的財務記錄系統，主要用作追蹤和記錄公司的各項商業交易，包括支出交易（如：水電煤、日常雜費等）以及收入交易（如：各類支票或現金收入）。
不少人經常將簿記和會計混為一談，但嚴格來說，簿記其實只是會計的一小部分。會計工作的職責包括記錄和彙總公司的財務數據（即簿記），收集到的數據進行分析，將其編制成財務報告，供管理層審閱，並由此作出不同商業決策。
因此，中小企會計工作旨於審查公司的經營狀況，簿記則專注於記錄公司資金流，例如收入和開支賬目。另外，會計是就對財務數據作出分析，簿記則單單涉及記錄交易，並確保記錄清晰、有序和準確。
簿記的目的可歸納為以下幾個方面：
- 記錄交易
入賬的主要目的，為確保公司的所有財務交易，都能被準確而有序地記錄下來，讓管理層能輕易追蹤每一筆交易，有需要時可馬上提取相關資料以供參考。
- 反映財務狀況
簿記亦可反映公司的實際財務狀況。不論管理層還是股東，都能透過查閱簿記中的交易記錄，了解公司的財務表現，從而制定適當的財務管理策略和發展方針。
- 預防財務問題和欺詐行為
簿記按時序、系統地記錄公司每筆交易，讓管理層及早發現潛在問題、以至任何欺詐行為。
在中小企的營運中，簿記 Bookkeeping 雖被視為日常瑣碎的工作，但卻扮演著極其重要的角色。以下將探討入賬對中小企業的重要性及其影響。
首先，由於法例要求，中小企在財務記錄方面，簿記工作非常講求準確性。若日常簿記記錄清晰，過程自然事半功倍。反之，不少中小企因人手、資源問題，或長期依賴員工甚至僱主手動輸入資料，不但影響效率，大大增加發生錯誤的機會，後果隨時不堪設想。
另一方面，在《公司條例》的監管下，所有在香港註冊的公司，每年須按時提交利得稅報稅表。由於稅務申報有嚴格的截止日期，若延遲提交，可導致罰款及累積利息，對資金本來便緊絀的中小企來說，更是百上加斤，影響日常營運和業務發展。而報稅過程中的錯誤，亦可能引發稅務檢查或調查，增加企業的稅務風險。
再者，中小企若打算向銀行借貸，用作業務擴張或資金周轉，清晰而完整的財務報表同樣不可或缺。香港大多數貸款機構，均要求借貸人提供充分記錄的財務報表。中小企缺乏專業知識和經驗，或未能符合相關要求。
假如你需要自行處理簿記和入賬，KPay 為你總結2大關鍵注意事項：
入賬要做好分類
公司每天都有各種資金進出，因此在會計入賬時，必須做好良好的分類。一般而言，賬目可分為三大種類，以便於流水式記錄和管理：銀行出入記錄
將公司所有銀行戶口的交易分開記錄，包括儲蓄戶口、支票戶口以及外幣戶口。每筆交易的日期、收入或支出類別、相關詳情、對應的公司名稱、金額和收據編號都應清晰記錄，以便與銀行對賬。非銀行支出記錄
部分非常規支出，例如交通費用、員工代公司支付後再報銷的費用等，未必會直接通過公司銀行戶口支付。這些支出的詳細信息、連同代付人的姓名和相關收據均需單獨記錄，方便日後追蹤核對。公司收入記錄
公司每筆收入，不論進貨成本、貨品銷售紀錄、客戶付款方式以及收款員工等，全部需要單獨並詳細記錄，方便日後有需要查閱。
- 入賬分清「資產」和「負債」兩大項目
入賬時，必須清楚分辨「資產（Assets）」和「負債（Liabilities）」，一旦入賬歸類錯誤，將直接影響公司整盤收入。簡單而言，「資產」為正數交易，「負債」則為負數交易。資產增加稱為 Credit，反之則為 Debit。兩者金額須為相等，才能了解到生意目前是賺或蝕。
以零售行業為例，若進貨成本為 1,000 元，網上廣告費用為 500 元，而最終共賺取 3,000 元的話，入賬時，進貨成本和廣告費用應歸類為「負債」，即為 Debit；售出貨物所獲收入則應歸類為「資產」，即 Credit。透過以上方式，便能計算出這筆生意的利潤為 1,500 元，而且確保會計記錄準確一致。
| 負債（ Debit） | 進貨成本 HK$ 1,000 網上廣告 HK$ 500 |
| 資產（Credit） | 零售收入 HK$ 3,000 |
| 淨利潤 | $3,000-$1,000-$500 HK $1,500 |
中小企在進行簿記、入賬工作時，必須時刻遵循以上注意事項，方能確保公司的財務健康和營運效率。
根據香港法例，企業需要保留最近七年的業務紀錄，否則可面臨法律問題及財務損失。以為一些常見的會計紀錄保存方法：
方法1：紙本儲存
最傳統的方法是將會計文件紙本存檔。然而，這種方法的最大缺點是，收據和賬單等文件易於遺失或損壞，並且收儲存7年的文件需要大量的儲存空間，對寸金尺土的香港而言，絕非人人做到。
方法2：使用雲端會計系統
隨著科技發展，現今不少公司都經改用雲端會計系統來管理會計紀錄，例如Xero、Sleek、QuickBook、CLG、Binery 等。這些系統的簿記入賬功能替你分類、標籤及儲存所有財務紀錄，包括應收款項、應付款項、工資、交易編碼、稅務，以及損益表和資產負債表等財務報告。自動化流程為你節省文書工作的時間，並確保資料紀錄準確無誤。
此外雲端會計系統的另一大好處就是可以助商戶將實體單據自動儲存為電子紀錄，並儲存在安全可靠的雲端系統中。不但節省存放文件的空間、同時免卻賬單收據損毀遺失的風險而影響日後對賬和審計工作。商戶能在雲端系統快捷查閱歷年財務文件及報告，部分系統更容許同時多人同時登入帳戶，方便多位使用者共同更新財務資料，提高工作效率。
要每年稅季順利準時報稅，做好入賬是重中之重的工作。然而中小企缺乏簿記 Bookkeeping 的專業知識和經驗，加上大量收據紀錄一旦人手記錄有誤，無法對賬，分分鐘影響你製作審計報告，令報稅一事更加痛苦......想減輕煩惱，坊間有不少專業提供 Bookkeeping 服務的第三方公司，或可助你一臂之力。
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