對中小企來說，要有效管理企業財務，首先必須準確追蹤每筆收入和支出，而「總賬」更是其中不可或缺的一環。一個好的總賬，能幫助中小企清晰具體了解其財務狀況，有助作出明智的商業決策。「總賬」到底是甚麼？它又如何幫助企業蓬勃發展？KPay 將為你逐一詳盡介紹。

總賬（英文是 Ledger，又稱 General Ledger），總賬是一組編號的賬戶，讓企業可隨時追蹤其財務交易，以及準備財務報告。每個賬戶裏，都分別總結公司某個特定類型的資產、負債、權益、收入或支出。至於會計科目表（Chart of Accounts），就像一本書的總目錄頁，清楚列出總賬中的所有賬戶。以一間大型企業為例，其總賬可能由成千上萬個賬戶組成。

註冊會計師（CPAs）和簿記員（Bookkeeper），是最常訪問和使用總賬的人。根據預先設定好的會計程式，每當出現一筆添加到總賬賬戶的借記（Debit）項目，另一個賬戶中，理應同時出現相應而金額相同的貸記（Credit）項目，情況相反亦然。

大部分公司現時均使用總賬（General Ledger）與普通日記賬（General Journal）雙會計系統，以便更準確追蹤公司整體財務數據、保持運作暢順。

普通日記賬，指的是用來記錄企業的所有財務交易的初步記錄。相比總賬，它的格式較為簡單，當中包含交易的日期、金額和具體描述。一般來說，一間公司的每筆交易，都會先記錄在普通日記賬中，其後再按照需要，轉錄到相應的總賬賬戶中。普通日記賬可用於記錄非常規或不常見的交易、或作為記錄複雜交易的暫時性步驟。

正如上述提及，總賬按不同類型分類成多個賬戶，以便系統性地追蹤和管理財務數據。以下為一些總賬常見的主要賬戶類別：

1. 資產賬戶（Asset）
資產代表公司所擁有、具未來經濟價值的資源，例如現金、應收賬款、存貨；而建築、設備等有形資產亦計算在內。

2. 負債賬戶（Liability）
負債泛指公司對其他企業的所有負債或債務。常見的負債包括應付賬款、貸款、債券，以及其他財務承諾。

3. 權益賬戶（Equity）
常見的權益賬戶包括普通股、保留盈餘和額外的已支付資本，可供股東參考。

4. 營業收入賬戶（Operating Revenue）
營業收入賬戶用作記錄公司主要業務所產生的收入，包括銷售收入或服務費用。

5. 營業支出賬戶（Operating Expense）
營業費用賬戶記錄所有業務運作期間產生的成本，像薪金、辦公室租金、公務開支、折舊和其他運作成本。

6. 非營業收入賬戶（Non-operating Revenue）
這些賬戶負責記錄企業在主要業務或營運以外所賺取的收入，常見例子有投資收入、出售設備而獲得的收益等。

7. 非營業支出和虧損賬戶（Non-operating Expense and Loss）
非營業費用指任何與公司的核心業務無關的業務費用，例如支付利息、公司業務重組、或清理過期庫存所帶來的一次性損失。

以上的賬戶類別為建立總賬的基礎，有助企業準備財務報表。具體來說，資產負債表包含了資產、負債和權益；損益表則包含了營業收入和費用，以及非營業收入和費用。

一個清晰易用的總賬，對中小企的有效運作極為關鍵。KPay 為你總結總賬的四大主要功能：

1. 記錄所有財務交易
每項財務活動，不論採購、銷售、支付還是收款，都會一一記錄在總賬中，並按時間、有系統地分門別類，確保沒有遺漏任何交易。透過記錄每筆金錢流動，總賬為公司日後進行會計分析、撰寫報告提供所有原始數據。

2. 作為會計數據的中央儲存庫
總賬整合公司所有財務數據，避免出現紀錄分散的混亂情況，同時簡化財務審查的流程。基於其重要性，總賬受嚴密保安措施監控，防止未經授權的更改，確保財務數據的獨立和可靠性。

3. 方便企業準備各類型財務報表
損益表：透過整合收入和支出賬戶，總賬有助分析企業於某特定時間的盈虧情況。

資產負債表：將總賬中的資產、負債和權益賬戶餘額合成，組織及分析特定時間點的財務狀況。

現金流量表：由於總賬記錄了一切有關營運、投資和籌資活動的現金流入和流出，因此在製作現金流量表時，輕易就能追蹤所有現金交易。

4. 協助審計和合規活動
對審計師而言，若總賬的交易記錄詳細而透明，可大大加快審計過程的效率和準確性。尤其部分受條例監管的行業，一個好的總賬，確保財務數據記錄合乎法例的規格標準，避免誤墮法網。

因此，總賬不但是會計工作的核心，更可充當企業的財務指南，影響不同的財務流程甚至決策。

既然總賬在企業中，擔當舉足輕重的角色，具體的運作方式又是怎樣的呢？讓 KPay 為你深入淺出解釋。簡單來說，可分成七大部分：

1. 記錄交易
總賬記錄公司進行的每項財務交易。這些交易首先在日記賬中記錄，再根據雙重記賬系統，分別反映在借方和貸方賬戶。

2. 數據分類
交易記錄將分類到特定賬戶中，例如資產、負債、權益、收入和費用。數據記錄具系統性，讓人們可輕鬆檢索或分析。

3. 過賬
分類過後，日記賬中的數據將被轉移到總賬中的相應賬戶中，過程同時將相關數據整合，讓企業可隨時查看每個賬戶的活動總覽。

4. 定期存取試算表
企業應定期從總賬中存取試算表，分別計算每個個別賬戶的借方和貸方總和，確保兩者達致平衡。若發現任何差異，必須作出修正，才可製作出準確的財務報表。

5. 調整分錄
每個財政年度末，企業可能需就部分分錄進行調整，將尚未記錄的事件、包括任何收入以及開支計算在內，好讓總賬能正確反映公司的財務狀況和業績。

6. 準備財務報表
隨著所有交易被記錄、分類、過賬和調整，總賬為企業準備各類型的財務報表，例如損益表、資產負債表和現金流量表，提供準確而詳盡的數據。

7. 審計和審查
由於總賬包含企業所有財務信息，在內部審查和外部審計期間，亦是主要資料來源。審計師需使用總賬，以驗證財務數據的準確和完整性。總括而言，總賬保障財務報告的透明度、準確性和合規性。

每隔一段時間，企業的會計團隊便需就總賬進行對賬，即所謂的結算賬冊。定期對賬的習慣極為重要，透過將賬戶餘額與相關文件（如銀行月結單）進行對賬，從而核實總賬每項記錄的準確性，同時確保其後發佈的財務報表，能真實反映公司的財務狀況。

中小企應定期就總賬進行對賬，避免錯誤累積，過程大致分為以下步驟：

1. 準備所需資料
收集資料：收集所需財務文件，包括銀行月結單、發票、收據以及其他重要記錄。

瀏覽總賬：在安全情況下瀏覽總賬，下載對賬所需賬戶的餘額和交易詳情。

2. 比較文件
配對交易：就財務文件中的每筆交易，找出其在總賬中的對應項目。例如就銀行賬戶進行對賬時，需將每筆銀行月結單交易，與總賬記錄比較。

識別差異：如發現總賬和外部記錄之間有任何差異，像遺漏交易、交易金額的差異或記錄在錯誤賬戶中的交易，必須一一記錄低，接下來進行分析。

3. 調查所發現的差異
分析差異：仔細研究所有識別到的差異，找出數據差異的原因。常見出現差異的原因包括數據輸入錯誤、時間差異（例如銀行對賬中的未付支票）或遺漏記錄某些交易資料。

4. 調整錯誤記錄
調整分錄：如發現合理的差異並非因時間差異造成，應準備分錄以用作調整總賬。

檔案記錄：中小企必須確保任何調整都有詳細的文字檔案紀錄，並列出紀錄變更的理由。

5. 反覆驗證
重新運行試算表：調整過後，建立新的試算表，確保賬戶借貸依然平衡。

反覆確認：再三檢查對賬後的賬戶，確認所有差異是否已經解決。

6. 檔案記錄和審查
撰寫對賬報告：準備一份詳細報告，列出對賬過程中發現的差異、調查過程、所作調整、以及最終對賬餘額。

遞交主管核實：在理想情況下，對賬應由主管或不同團隊成員（一般為與所調查的賬項無關的員工）審查和核實，增加其應受性。

7. 定期跟進
定期對賬：根據交易的性質和數量，決定企業對賬頻率，像每月或每個季度；而重要賬戶，如現金流，則需要更頻密，像每日或每週對賬。

持續監控：中小企亦應制定一些能及時發現潛在問題的系統或政策。

上文提及，總賬基於雙項記賬法（Double-entry Bookkeeeping），每筆交易均分別記錄於借方和貸方。通過將每筆財務交易記錄兩次，將出錯機會減低，另外可檢查這些賬戶是否平衡。

舉個例子，將一筆價值HK$1,000、用作添置辦公室文具用品的交易，從普通日記賬（General Journal）記入總賬（General Ledger），可參考以下範例：

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