功能教學｜如何建立賬單及付款？

付款管理是甚麼？

付款管理功能助你管理及支付所有商業賬單及發票。從記錄賬單、建立賬單審批及付款流程、本地及國際轉賬匯款，至查閱出賬紀錄和分類賬目的支出分析等，通通為你辦妥。助你全面提升賬單管理效率，更輕鬆快捷地完成賬單支付工作。

賬單管理功能對商戶的好處

• 一站式數碼化流程  賬單管理更無縫流暢

• 免卻人手輸入錯漏  確保賬單資料準確無誤

• 預設收款人及賬單繳付日期 加快賬單處理時間

• 賬單審批或付款提示  確保賬單及時支付

• 本地及國際轉賬匯款  選擇更多、更快、更實惠

如何上傳紙本賬單？

步驟1： 在「付款」頁面點擊「賬單管理」。

步驟2：點擊「建立新賬單」。

步驟3：點擊「＋上傳賬單智能識別內容」，並按你的需要選擇拍照上傳賬單、從手機相冊選擇賬單或上傳文件。

步驟4：系統會自動為你提取及輸入賬單資料，你亦可以選擇手動輸入賬單資料。

步驟5：核對賬單資料準確無誤後，點擊「提交」。

如何同時上傳多張賬單（批量賬單）？

步驟1：在「付款」頁面點擊「賬單管理」。

步驟2：點擊「批量賬單上傳」。

步驟3：按你的需要選擇拍照上傳賬單、從手機相冊選擇賬單或上傳文件。

步驟4：系統會自動為你提取及輸入賬單資料，你亦可以選擇手動輸入賬單資料。

步驟5：核對賬單資料準確無誤後，點擊「提交」。

如何從WhatsApp匯入賬單？

步驟1：打開WhatsApp。

步驟2：選擇賬單檔案，並分享至KPay App。

步驟3：點擊「識別並新建賬單」。

步驟4：系統會自動為你提取及輸入賬單資料，你亦可以選擇手動輸入賬單資料。

步驟5：核對賬單資料準確無誤後，點擊「提交」。

如何審批已上傳的賬單？

步驟1：在概覽或付款頁面點擊「待審批賬單」。

步驟2：點擊指定待審批賬單紀錄。

步驟3：點擊「同意」審批該賬單紀錄或點擊「拒絕」撤回該賬單。

步驟4：已審批的賬單會顯示為「待付款」狀態，員工需填寫付款資料並再次遞交付款審批。

如何為已審批的賬單付款？

步驟1：進入「賬單管理」。

步驟2：已審批的賬單會顯示為「待付款」狀態。

步驟3：點擊相關賬單可以查看賬單詳情。

步驟4：點擊「賬單付款」輸入以下付款資料。

• 收款賬戶：用戶可以在此選擇既有收款人或建立新的收款人。

• 選擇付款賬戶：用戶可以選擇付款賬戶及以哪種貨幣付款。

• 付款日期：除即時付款外，用戶亦可以預設指定付款日期。

• 付款原因：用戶選擇相對應的開支類別，系統亦會根據此紀錄為你計算分類開支比例。

• 收款人訊息：這些資訊或會顯示在收款人的銀行對賬單上，以幫助他們識別此付款。

• 付款商戶：記錄此付款紀錄屬於哪個商戶的支出，有助了解出賬分佈。
  
  步驟5：輸入所有資料後，點擊「確認付款」。
  
  步驟6：再次核對賬單資料，並點擊「確認」確定付款；或點擊「返回」修改資料。
  
  步驟7：已確認付款的賬單，會顯示為「付款中」。成功付款後，賬單狀態會轉為「已付款」。

如何為賬單預設付款日期？

步驟1：在「付款」頁面點擊「賬單管理」。

步驟2：已審批的賬單會顯示為「待付款」狀態，點擊相關賬單可以查看賬單詳情。

步驟3：點擊「賬單付款」輸入付款資料。

步驟4：在「付款日期」一項，用戶亦可以預設指定付款日期。

步驟5：輸入所有資料後，點擊「確認付款」。

步驟6：再次核對賬單資料，並點擊「確認」確定付款；或點擊「返回」修改資料。

步驟7：當付款請求獲批時，系統便會在用戶所輸入的「付款日期」當天自動付款。

如何直接付款至指定收款人（本地轉賬）？

步驟1：在「付款」頁面點擊「建立付款」。

步驟2：你可以在「常用收款人」快速選擇常用的收款人；或在全部收款人清單中選擇對象；或點擊「建立新收款人」建立新的付款對象。

步驟3：選擇收款人後，輸入付款資料，完成後按「提交付款」。

• 付款金額：你只須輸入付款金額（即收款人的實際到賬金額），系統會自動計算實際扣賬金額。

• 付款日期：假如沒有設定付款日期，系統會默認設定為「即刻付款」。

• 付款原因：系統會根據付款歷史默認填寫「付款原因」，你亦可以從常用原因快捷鍵中快速選取付款原因。

• 付款商戶：選擇以哪一個商戶賬戶支付款項。

• 致收款人訊息：訊息或會顯示在收款人的銀行對賬單上。

• 備註：訊息僅供賬戶使用者閱讀。

步驟4：仔細核對付款資料，然後按「確認」進行付款；或按「返回」回到上一頁編輯付款資料。

步驟5：假如你是這筆付款的審批人，你可以選擇「提交後通過此審批」即時完成審批；假如你不是審批人，成功建立付款指令後，付款狀態會顯示為「待審批」。你可以按「完成」離開；或按「再付一筆」以繼續建立付款。

如何直接付款至指定收款人（海外匯款）？

步驟1：在「付款」頁面點擊「建立付款」。

步驟2：你可以在「常用收款人」快速選擇常用的收款人；或在全部收款人清單中選擇對象；或點擊「建立新收款人」建立新的付款對象。

步驟3：選擇收款人後，輸入付款資料，完成後按「提交付款」。

• 付款金額：你只須輸入付款金額，系統會自動計算收款方實際收取的金額及你的扣賬金額。

• 由你支付中間／代理費：可以快速選擇手續費由哪一方承擔。

• 收款方收到：你只須輸入收款方實際收取的金額，系統會自動計算你實際匯出的金額及的扣賬金額。

• 當前匯率：提供即時換匯資訊

• 付款日期：假如沒有設定付款日期，系統會默認設定為「即刻付款」。

• 付款原因：系統會根據付款歷史默認填寫「付款原因」，你亦可以從常用原因快捷鍵中快速選取付款原因。

• 付款商戶：選擇以哪一個商戶賬戶支付款項。

• 致收款人訊息：訊息或會顯示在收款人的銀行對賬單上。

• 備註：訊息僅供賬戶使用者閱讀。

步驟4：仔細核對付款資料，然後按「確認」進行付款；或按「返回」回到上一頁編輯付款資料。

步驟5：假如你是這筆付款的審批人，你可以選擇「提交後通過此審批」即時完成審批；假如你不是審批人，成功建立付款指令後，付款狀態會顯示為「待審批」。你可以按「完成」離開；或按「再付一筆」以繼續建立付款。

如何審批待付款賬單？

步驟1：在「概覽」或「付款」頁面點擊「待審批付款」提醒訊息，並進入付款管理頁面。

步驟2：選擇打算審批的賬單紀錄以查閱賬單詳情。

步驟3：確認賬單資料後，按「撤回」拒絕付款指令；或按「同意」通過付款審批。

步驟4：輸入6個位的付款密碼，系統會自動執行付款指令。

步驟5：確認付款後，你可以點擊「查閱付款電子通知書」，查閱紀錄並發送至電子郵箱。

如何查閱賬單進度？

步驟1：在「付款」頁面點擊「賬單管理」。

步驟2：點擊想查閱賬單進度的紀錄。

步驟3：前往在賬單詳情的最底部，用戶可以在「賬單歷史紀錄」了解賬單紀錄及最新進度。

步驟4：每一個步驟紀錄包括：賬單進度／處理人名稱／日期及時間。

如何從快捷支付賬戶快速入賬至其他商業賬戶？

步驟1：在「付款」頁面點擊「建立付款」。

步驟2：點擊「入賬至銀行賬戶」。

步驟3：選擇想入賬的銀行賬戶。

步驟4：選擇收款人後，輸入付款資料，完成後按「提交付款」。

• 付款金額：你只須輸入付款金額（即收款人的實際到賬金額），系統會自動計算實際扣賬金額。

• 付款日期：假如沒有設定付款日期，系統會默認設定為「即刻付款」。

• 付款原因：系統會根據付款歷史默認填寫「付款原因」，你亦可以從常用原因快捷鍵中快速選取付款原因。

• 付款商戶：選擇以哪一個商戶賬戶支付款項。

• 致收款人訊息：訊息或會顯示在收款人的銀行對賬單上。

• 備註：訊息僅供賬戶使用者閱讀。

步驟5：仔細核對付款資料，然後按「確認」進行付款；或按「返回」回到上一頁編輯付款資料。

步驟6：假如你是這筆付款的審批人，你可以選擇「提交後通過此審批」即時完成審批；假如你不是審批人，成功建立付款指令後，付款狀態會顯示為「待審批」。你可以按「完成」離開；或按「再付一筆」以繼續建立付款。

如何快速搜尋／查閱指定的過往賬單？

步驟1：在「付款」頁面點擊「賬單管理」

步驟2：你可以在搜尋欄透過輸入賬單收款方的名稱、賬單描述或商戶賬單編碼等資料篩選出你想查閱的賬單；或透過調整篩選器篩選出符合篩選條件的賬單。

• 篩選器選項：

• 賬單狀態

• 到期日

• 提交日期

• 審批人

• 提交人

• 付款商戶

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