中小企必讀！如何找數給供應商 + 十大實用貼士

作為中小企，不論任何行業，都經常會跟不同的供應商合作，包括採購製作原料、貨品、服務等，但箇中流程人們未必十分清楚——甚麼是應付賬款？如何及時、準確地處理和支付所有收到的供應商單據？匯款支付本地、內地、海外供應商時，又有甚麼需要注意？本文為你逐一詳盡分析。

供應商單據（vendor Invoice）是甚麼？

每當一間公司向其供應商購買商品或服務時，都必須向供應商支付相關費用；而供應商發送給公司、用作記錄公司所購買的商品或服務交易細節的文件，則稱為「供應商單據」（vendor invoice）。 供應商單據上會詳細列出各項信息，確保公司與供應商之間的交易準確無誤，主要包括單據日期、單據編號、聯絡人資料、商品 / 服務描述、付款條款及應付總額。

如何處理供應商單據＋流程

• 追蹤付款進度
  坊間亦有不少付款管理系統設有指定日期自動繳款及賬單付款提示功能，以助商戶減低遺漏賬單的機會。例如商戶在KPay App支付賬單，可以預設指定付款日期。系統會根據你的預設日期自動付款。系統同時設有賬單提醒訊息，以確保準時準確地支付所有賬單。
  
  此外，中小企亦需具備良好而有系統的追蹤方式，例如備有應付賬款賬齡表（Accounts Payable Aging Report），紀錄公司對供應商所欠款項的情況、以及其逾期程度的會計報告。賬齡表會根據款項逾期的時間長短，將應付賬款歸類為不同賬齡範圍。
   

• 定時更新總賬記錄
  處理每張供應商單據時，你都需在總賬上的相關賬戶記錄該筆交易，包括：供應商名稱、付款日期、金額、付款方式等資料，方便日後翻查紀錄及進行審計。

匯款支付本地供應商的方法＋收費

• 支票

  • 收費：HKD 50-150

  • 優點：可選擇指定日期付款，有傳統的書面紀錄。

  • 缺點：過程中涉及不少人為手續，例如開票、遞交支票給收款人及前往銀行入票等，令付款過程變得複雜費時，一旦「彈票」亦有機會產生額外手續，變相增加企業的營運成本。
     

• 信用卡

  • 收費：大部分機構不收取手續費

  • 優點：部分公司信用卡能賺取積分、回贈或其他獎勵

  • 缺點：供應商不一定接受信用卡付款，尤其是大額交易
     

• 銀行戶口轉賬

  • 收費：HKD 125-250；網上銀行服務通常免手續費

  • 優點：交易付款簡單快捷，適合大小金額的交易，過程安全可靠

  • 缺點：跨行轉賬或收取一定手續費
     

• 現金

  • 手續費：沒有

  • 優點：即時交付，無需等待銀行處理。沒有無交易手續費

  • 缺點：只適用於小額交易，容易因實體單據遺失損毀或忘記記賬而令賬目混亂

匯款支付內地供應商的方法＋收費

企業進行商業匯款前，需獲得當局批准。假如單次匯款金額超過 50,000 美元，必須根據《服務貿易外匯管理指引》及其實施細則的相關規定，由中國大陸公司提供合同、單據或其他交易文件辦理。

• 銀行匯款

  • 手續費：HKD 50-150

  • 優點：匯款流程受保障，確保匯款資訊安全

  • 缺點：手續費較昂貴
     

• 電子錢包匯款

  • 手續費：HKD 20-60

  • 優點：全程可於網上辦妥，操作簡單

  • 缺點：設匯款方式上限
     

• 找換店匯款

  • 手續費：需向個別店鋪查詢

  • 優點：手續費較低甚至無需收費

  • 缺點：匯率與銀行相比或有一定差價，企業需承擔有關風險
     

• 跨境匯款平台

  • 手續費：一般收取匯款金額的某百分比

  • 優點：成本合理，可追蹤匯款進度

  • 缺點：設匯款上限

匯款支付海外供應商的方法＋收費

•  專業海外匯款公司

  • 手續費：大約HKD 150

  • 優點：客戶服務回應效率較快，可提供客戶個人化服務

  • 缺點：部份小型公司可能存在人手處理匯款的風險
     

• 第三方收付款平台

  • 手續費：一般收取匯款金額的某百分比

  • 優點：全自動化營運，操作簡單。匯價及手續費較低，全程可於網上辦妥

  • 缺點：可能設有最低匯款門檻，匯款前需注意相關要求
     

• 銀行電匯

  • 手續費：HKD 65-250；分行服務會較昂貴

  • 優點：匯款流程被銀行監控，確保匯款資訊安全

  • 缺點：手續費昂貴，匯款時間漫長
     

• 支票匯款（匯票）

  • 手續費：HKD 100-250

  • 優點：手續費與電匯相約，安全性較高

  • 缺點：匯款時間較長，收款人需親自到銀行提取款
     

• 找換店

  • 手續費：需向個別店鋪

  • 優點：簡單快捷，手續簡單。匯款程序簡單，收款人最快可在2個工作天收款

  • 缺點：安全性較銀行電匯差，找換店或背景未必符合合規要求

十大處理供應商賬款的實用貼士

• 供應商付款流程應清晰透明，確保所有團隊成員都參與其中

• 設置自動或定期付款

• 一次性支付多個供應商，簡化支付流程，某些情況或能節省交易費用

• 確保按時支付供應商，建立良好的信任關係，維持企業形象

• 與供應商協商較長的支付期限，為企業爭取更大靈活性，緩解財務壓力

• 轉賬時留意費用，避免不必要的開支

• 時刻監控匯率走勢，適時進行國際支付，以達致收益最大化

• 選擇轉賬限額較高的銀行機構，方便隨時進行大額交易

• 選擇提供即時支付的銀行機構，確保款項能迅速到賬

• 比較不同支付選項，選擇最適合企業業務需求的方式

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